你身邊是否有一種類型的人，開口說話時總是會先來段落落長的”開場白”後才進入正題，抑或是講了半天猶如鬼打牆般、不曉得他想表達的重點是什麼？也或者你自己本身就常被人說「請講重點！」呢？
現代人工作忙碌、生活步調快速，在時間有限的狀況下，絕大部分的人不太會願意花時間聽太多、太長的鋪陳，對於一直講不到重點的人更是會失去耐心。想要讓別人好好聽你說話，避免被嫌棄說話沒重點、沒邏輯，那你一定要學會如何有條理地清楚表達，創造有效的溝通情境。下面就來跟大家分享幾個可以快速組織語言、精簡且有效表達的小技巧：
一、開口前，先梳理內容、整理重點
回想一下，當你在一場活動中被邀請發言，或是要去跟主管報告工作事項前，你是否有先做好功課？這邊指的做功課可不只是抱著一堆文件、資料，看到什麼講什麼，而是要花些時間梳理內容，先確定這次發言/報告要說的主題、目的是什麼，再思考這個主題/目的可以衍伸出哪些關鍵字串，”寫下來”(這很重要！千萬不要只是在腦袋裡面想)後從中挑出幾個非說不可的關鍵字串，再從挑出來的關鍵字串中依據重要程度排序。
當你正式開口說話的時候，先從最重要的關鍵字串開始，這樣的好處是萬一你被分配到發言的時間臨時被縮減，或是你因為臨場的壓力導致沒有控制好時間時，至少最重要的重點你已經先講了。舉例來說，如果你是一名業務，要向主管報告這一週的工作(主題/目的)，那麼你報告的內容可能需要涵蓋業績數字、新客戶開發、現有客戶維持、內部資源協助…(關鍵字串)，這裡頭最重要、主管最在意的應該是「業績數字」，再來是「新客戶開發和跟進的情形」，如果客戶反映的問題或新客戶開發卡關的點是跟內部資源有關，那麼「內部資源協助」的報告順序也需要被往前移，最後才是報告「現有客戶關係維持」的情況。
二、開門見山，不說廢話
有些人講話喜歡先哈啦個幾句，彷彿是覺得這樣可以比較輕鬆地拉近跟對方的距離，這樣的方式用在一般朋友的聊天還可行，但若是在職場上，每個人的時間都很寶貴，建議還是直接開門見山，簡單扼要地說明來意比較好。
舉例來說：假設小明要委託行銷部門的小花幫忙設計一張春酒活動的海報，下面兩種表達方式，你覺得哪一種比較好呢？
第一種
小明：「小花你好，我有事想請你幫忙。」
小花：「什麼事？」
小明：「想請你幫忙設計一張海報。」
小花：「什麼的海報？」
小明：「春酒要用的。」
小花：「尺寸要多大？」
小明：「大概…對開吧？」
小花：「什麼時候要？」
小明：「下禮拜給我就好。」
小花：「下禮拜幾？」
小明：「嗯…禮拜三好了！」
小花：「那海報文案誰會提供？」
小明：「你可以找大寶要。」
第二種
小明：「小花你好，我想請你幫忙設計一款春酒活動用的海報，尺寸是對開，文案我會請大寶提供給你。不曉得下禮拜三可以提供設計稿嗎？」
小花：「應該可以，我看過文案後如果有問題再找你詢問。」
有沒有發現，明明是一句話可以表達清楚的事情，上面的第一種方式卻來回對話了六七次才讓對方獲得完整的資訊，花費的時間是第二種的好幾倍，這樣“化簡為繁”的溝通方式真的會讓人很想大吼：「請講重點！」
如果要說的內容比較多，可以一開始就先直接說明今天的報告包含哪幾個重點，在每一個重點(項目)溝通完畢後也可以做個簡單的小結論，避免對方因為資訊太多而混亂。
三、有結構、準確地表述
每個人都應該練習結構化的思維，一開始你可以拿出紙筆畫出心智圖，從主題、關鍵字串、論述…逐層分解，幫助你將想要傳遞的資訊轉化為有邏輯性的表述，經過多次練習、你的大腦已經習慣的架構化的思維模式後，你在每一次發言前就能快速地整理好重點，再依據這些重點層級精準地表達訊息了。另外有個方法也可以提供參考，就是使用5W1H原則，將你要說的內容拆分為「人物(Who)」、「事件(What)」、「時間(When)」、「地點(Where)」、「原因(Why)」、「方案(How)」，就能讓對方更明確地獲取資訊。
四、適當的停頓，創造留白的美感
表達、溝通的目的應該是創造雙方的理解與共識，所以不要只是一方滔滔不絕地說個不停，透過適當的停頓，讓對方有時間消化吸收，才能創造更好的溝通與回饋。
五、善用圖片、圖表輔助
有時候，一張圖片/圖表更勝過千言萬語，當你覺得無法用三言兩語表達清楚，或是光靠言語、文字說明不夠到位時，不妨想想有哪些圖片、圖表、影片…等可以強化你的表述。舉例來說，如果一個業務在向主管報告年度業績的數字和成長趨勢時，可以搭配整理過的報表和折線圖，是不是會更容易清楚表達，也顯得更專業、更有說服力呢？
